Kearsipan Berbasis TI

Kearsipan adalah segala bentuk kegiatan dengan arsip dari mulai penciptaan sampai penyusutan dengan tujuan dapat menggunankan informasi yang terkandung di dalam arsip tersebut dengan mudah.

Definisi arsip
UU no. 7 tahun 1971       : naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan pemerintaha, swasta maupun perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan kehidupan kebangsaan.
UU no. 8 tahun 1997       : Data, catatan dan atau keterangan yang dibuat atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis diatas kertas atau saran lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar.

Definisi Teknologi Informasi atau InfoTech
Haag dan Ken (1996)      : Seperangkat alat yang mampu bekerja dengan informasi dan melakukan tugas-tugas yang berhubungan dengan pemrosessan informasi.
Martin (1999)                  : Teknologi informasi tidak terbatas pada teknologi computer yang digunakan untuk memproses dan menyimpan informasi, melainkan  juga mencakup teknologi komunikasi untuk mengirim informasi.
William dan Sawyer         : Teknologi yang menggabungkan komputasi dengan jalur komunikasi berkecepatan tinggi yang membawa data, suara dan video.

Teknologi terdiri dari perangkat keras, perangkat lunak, dan  juga manusia.
Yang termasuk teknologi informasi antara lain:

  • Telekomunikasi
  • Sistem komunikasi optic
  • Sistem pita video dan cakram video
  • Computer termasuk visi computer
  • Lingkungan data dan system pakar
  • Mikro bentuk
  • Komunikasi suara dengan bantuan computer
  • Jaringan kerja data
  • Surat elektrononik dan videoteks dan teleteks

 

 

Trend Teknologi Informasi dan Komunikasi

Computer Hardware trends
Berdasarkan data yang diolahnya, computer terdiri dari:

  • Komputer Analog (sinyal kualitatif)
  • Komputer Digital (sinyal kuantitatif)
  • Komputer Hybrid (sinyal kualitatif dan kuantitatif)

Berdasarkan pengunaannya :

  • Special Purpose Computer
  • General Purpose Computer

Berdasarkan skala kemampuannya

  • Small Computer (komputer perorangan)
  • Mini Computer (komputer terminal)
  • Large Computer / Mainframe Computer (komputer multi user)

 

Computer Software trends
Trend mengacu pada fasilitas dan fitur-fitur yang dibuat oleh software house atau programmer tentang suatu produk untuk memenuhi kebutuhan user.

Telecomunication  trends
Trend mengacu kepada kemampuan teknologi suatu produk telekomunikasi beserta fitur-fitur yang disediakan serta kemampuan kecepatan dalam pertukaran data, audio, video, dsb.

 

Jenis TI berkaitan dengan otomatisasi pada prinsipnya dikelompokkan menjadi 3 bagian utama yaitu:

  • Tekstual
  • Voice
  • Citra bergerak
  • Database
  • Jaringan komunikasi

Jaringan komunikasi dapat berupa:

  • LAN (Local Area Network), jaringan komunikasi dalam  satu area/wilayah terbatas. Misalnya jaringan komunikasi dalam satu gedung.
  • MAN (Metropolitan Area Network), gabungan beberapa LAN yang mencakup wilayah yang lebih besar. Misalnya jaringan komunikasi antarkantor atau antar gedung
  • WAN (Wide Area Network), jaringan yang memiliki wilayah geografis yang luas sekali, terdiri dari sejumlah node dengan perangkat yang dituju. Misalnya antarkota, antarprovinsi.

Dalam WAN sering dikenal Cicuit Switching dan Paket Switching.

Perbedaan utama antara LAN, MAN, dan WAN adalah:

  • Lingkup LAN kecil
  • MAN merupakan kumpulan LAN yang memiliki keperluan untuk pertukaran data dalam kecepatan tinggi antar LAN.
  • WAN merupakan hubungan dari LAN-LAN dan WAN diperlukan bilasuatu organisasi akan melakukan pertukaran data dari LAN-LAIN yang tersebar dibeberapa kota atau Negara.
  • Kecepatan transferdata LAN lebih cepat dari WAN

 

Ada 3 unsur penting dalam TI yang terkait satu dengan yang lainnya:

  • Hardware (computer, dll)
  • Software (Operating System, dll)
  • Brainware (Manusia)

 

Sistem Komputer
Bit merupakan satuan terkecil dalam suatu sistem computer, dan byte merupakan satuan per karakter. 1 byte terdiri atas 8 bit.

Kode standar dalam sistem computer:

  • ASCII
  • EBCDIC
  • Unicode

Sistem Jaringan Informasi Kearsipan Elektronik

Aktivitas yang berkaitan:

  • Penciptaan, penggunaan dan pemiliharaan, penyusutan, serta layanan arsip secara electronic.
  • Pemanfaatan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi agar arsip dapat diakses secara mudah dan murah oleh masyarakat diseluruh wilayah Negara.

Pengembangan jaringan informasi kearsipan diarahkan untuk mencapai tujuan:

  • Pembentukan jaringan informasi yang memiliki kualitas dan lingkup yang memuaskan masyarakat
  • Pembentukan mekanisme akses agar public berperan serta dalam perumusan kebijakan Negara.
  • Pembentukan sistem manajemen kearsipan dan pengelolaan yang transaparan dan efisien
  • Perluasan dan peningkatan kualitas
  • Pembentukan portal-portal informasi dan layanan arsip yang dapat mengintegrasikan sistem manajemen dan proses kerja pengelolaan arsip
  • Pembentukan jaringan organisasi pendukung yang yang menjembatani portal-portal
  • Pemberlakuan sistem manajeman arsip elektronik demi kelancaran dan keandalan

Integrasi Sistem Informasi Kearsipan Elektronik
Menuntut adanya integrasi dalam proses bisnis yang berlangsung antara sistem. Diperlukan untuk mengurangi inefektifitas dan inefisiensi yang ditimbulkan sebagai beban pekerjaan yang berualang. Selaiitu untuk menbentuk suatu sistem kearsipan elektronik pemerintah.


Kearsipan Elektronik

Kemunculan arsip elektronik karena 2 hal ,:

  • Sengaja diciptakan
  • Proses alih media

Kearsipan eletronik dilegalkan oleh PP no.88 tahun 1999 tentang tatacara pengalihan dokumen perusahaan danmikrofilm atau media lainnya.
Arsip elektronik dapat dibagi menjadi beberapa jenis yaitu : asip eletronik bentuk dukumen, surat elektronik atau e-mail, website, databasis, dan dokumen multimedia .

  1. Sistem manajemen dukumen

Menurut H.B. Siswanto:
“Seni dan ilmu dalam perencanaan, pengorganisasian, pengertian, pemotivasian, dan pengendalian terhadap orang dan mekanisme kerja untuk mencapai tujuan”

Fungsi sistem manajemen dukumen secara elektronik:

  • Fungsi perpustakaan
  • Fungsi pengelompokan dokumen
  • Fungsi pencarian
  • Fungsi keamanan terhadap dokumen
  • Control terhadap versi dokumen
  • Fungsi check-in dan check-out
  • Fungsi menjalankan secara otomatis aplikasi yang sesuai dengan dokumennya

Tata
Persuratan

Kearsipan

Perpustakaan

Museum

  

  1. Electronic Filling System

Sistem dokumen yang dibuat untuk mengelola dokumen secara elektronik sehingga dapat memudahkan pemakaian untuk pengelolaan dokumentasi

  1. Record Manajement System

Sistem manajemenyang mengatur tentang sistem kearsipan yaitu: Arsip dinamis (records) dan arsip statis (archives) serta dokumentasi (documentation)

Keuntungan arsip elektronik

  • Penemuan dan penyajian yang lebih cepat dan lengkap
  • Akses penggunaan informasi lebih dari satu (multi user)
  • Penyimpanan informasi lebuh terpusat
  • Memiliki keakuratan tinggi

Resiko arsip elekronik

  • Banyak data dokumen dan arsip dinamis yang susah dikendalikan lagi
  • Terjadinya pemusnahan data yang tidak disengaja (virus)
  • Terjadi pemalsuan dokumen
  • Tidak ada dokumentasi sistem dan tidak tersedianya metadata yang memadai
  • Tidak adanya tata arsip dinamis yang integral.

Kelima hal tersebut menimbulkan:

  • Hilangnya akses informasi
  • Pemborosan dana, adanya pembelian storage tambahan
  • Terjadi kebocoran informasi
  • Hilangnya bukti transaksi organisasi

Jenis dan bentuk arsip elektronik

  • File teks
  • File data
  • File gambar dan graphics (termasuk video)
  • File suara
  • File database

Media Penyimpanan

  • Media kertas
  • Media magnetic
    • Disk magnetic
    • Pita magnetic
    • Cassette
  • Media optic

0 Responses to “Kearsipan Berbasis TI”



  1. Tinggalkan sebuah Komentar

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s




About me

me

I am currently 25 years old. Some old post maybe not relevant to current situation, and will not be updated. you may look for comment section or ask me anything.

timeline

Juli 2009
S S R K J S M
« Jun   Sep »
 12345
6789101112
13141516171819
20212223242526
2728293031  

Kategori

GALLERY

Eid Mubarak Illya
Eid Mubarak Illya
full size

Happy Birthday Miku

full size

Contact

aacom_jaksen@yahoo.com

bumikitta.wordpress.com

Arsip


%d blogger menyukai ini: